Гайд. Как определить, какие процессы в компании требуют автоматизации?

Не все процессы подходят для автоматизации. Неправильный выбор может привести к дополнительным затратам и отсутствию ожидаемого результата. Как же определить, какие процессы в компании нуждаются в автоматизации и как их определить?
Давайте разберемся, как оценить текущие процессы, расставить приоритеты и успешно внедрить автоматизацию.

Критерии для выбора процессов, подходящих для автоматизации

В зависимости от специфики бизнеса можно применять различные критерии для анализа процессов. В основном подходят следующие:

Рассмотрим их немного детальнее.

1. Влияние на бизнес

В первую очередь стоит автоматизировать процессы, которые влияют на прибыль, удовлетворенность клиентов или операционную эффективность.
Это позволит быстро получить ощутимый результат и улучшить ключевые показатели бизнеса. Например, обработка заказов и доставка товаров, управление складскими запасами или анализ данных для принятия стратегических решений — все эти процессы влияют на успешную деятельность компании.

Определите, какие задачи оказывают наибольшее влияние на ваши KPI (прим. Ключевые параметры эффективности). Сфокусируйтесь на тех процессах, где автоматизация даст максимальный эффект для бизнеса.

2. Частота выполнения

Автоматизация наиболее эффективна для процессов, которые повторяются регулярно. Например, ежедневное создание отчетов, регулярная отправка email-уведомлений клиентам или обработка заказов в интернет-магазине — все эти задачи выполняются постоянно и занимают значительное время у сотрудников.

Начните с составления списка задач, которые выполняются ежедневно, еженедельно или ежемесячно. Оцените, сколько времени занимает их выполнение вручную, и подумайте, как автоматизация может ускорить эти процессы.

3. Трудоемкость

Некоторые задачи требуют значительных временных и человеческих ресурсов, что делает их неэффективными при ручном выполнении. Автоматизация таких процессов не только сокращает затраты, но и освобождает сотрудников для более стратегических и творческих задач. Например, ручной ввод данных из бумажных документов в систему, обработка большого количества заявок в службе поддержки или сверка финансовых данных — все эти процессы отнимают много сил и времени.
При этом важно не упускать из виду развитие ИИ. Те процессы, которые раньше было практически невозможно автоматизировать, сейчас более чем реально.

Определите, какие задачи занимают больше всего времени у вашей команды. Рассчитайте, сколько часов в месяц можно сэкономить за счет автоматизации, и начните с самых ресурсоемких процессов.

4. Рутинность

Процессы, которые не требуют креативного подхода и могут быть стандартизированы, легче всего поддаются автоматизации. Такие задачи выполняются по четким правилам и алгоритмам, что делает их идеальными для автоматизации.. Например, начисление зарплаты сотрудникам, обновление статусов заказов в CRM или формирование счетов и накладных — все эти процессы можно описать четкой инструкцией.

Ищите задачи, которые выполняются по шаблону и не требуют принятия нестандартных решений. Убедитесь, что процесс можно формализовать, и только потом приступайте к автоматизации.

5. Вероятность человеческих ошибок

Некоторые процессы особенно уязвимы к человеческим ошибкам, что может привести к финансовым потерям или репутационным рискам. Автоматизация таких задач снижает вероятность ошибок и повышает качество работы. Например, ручной ввод данных в бухгалтерии, расчеты и формирование финансовых отчетов или обработка заявок с большим количеством данных — все эти процессы часто сопровождаются ошибками.
Проанализируйте, в каких задачах чаще всего возникают ошибки, и оцените их последствия. Начните с автоматизации тех процессов, где ошибки могут нанести наибольший ущерб.

Систематизируйте выбор процессов, используя критерии, тогда автоматизация будет наиболее эффективна.

Пошаговый алгоритм определения процессов для автоматизации

Чтобы добиться максимальной эффективности, важно действовать последовательно. В этом блоке мы разберем пошаговый алгоритм, который поможет вам определить, какие процессы стоит автоматизировать, как оценить их потенциал и успешно внедрить изменения.

1. Анализ текущих процессов

Прежде чем приступать к автоматизации, необходимо провести детальный анализ всех бизнес-процессов в компании. Это поможет понять, как работают те или иные задачи, кто за них отвечает и где возникают узкие места. Например, если вы заметили, что обработка заказов занимает слишком много времени из-за ручного ввода данных, это явный сигнал к оптимизации.

Используйте инструменты для визуализации процессов, такие как диаграммы потоков (Flow charts) или BPMN-нотации. Большим плюсом будет, если вы проведете интервью с сотрудниками, чтобы понять, с какими трудностями они сталкиваются ежедневно.
Дополнительно может быть использован инструмент “фото рабочего дня”, когда сотрудник фиксирует сколько времени тратит на те, или иные операции.

2. Определите процессы для последующего детального анализа

Используя критерии для выбора (частота выполнения, трудоемкость, рутинность, влияние на бизнес, вероятность человеческих ошибок), определите наиболее приоритетные процессы для последующего детального анализа.

• Влияние на бизнес: 10 - максимальное влияние, 1 - минимальное влияние.
• Частота выполнения: 1 раз в день - 10 баллов, 1 раз в неделю - 5 баллов, 1 раз в месяц - 2 балла
• Трудоемкость: 8 ч в день, 1 ч в день
• Рутинность: максимально шаблонная задача - 10 баллов, каждый раз могут быть сложные нюансы - 1 балл

3. Оценка затрат и выгод

После анализа важно оценить, какие ресурсы потребуются для автоматизации и какой эффект она принесет. Рассчитайте ROI (прим. возврат на инвестиции) для каждого процесса. Например, если автоматизация обработки заявок сэкономит 20 часов работы в неделю, это может значительно снизить операционные затраты.

Составьте таблицу, где укажите для каждого процесса:

• Временные затраты на ручное выполнение.
• Ожидаемую экономию после автоматизации.
• Стоимость внедрения (программное обеспечение, обучение сотрудников).
• Экономия в год.

4. Приоритизация процессов

Не все процессы одинаково важны для автоматизации. Некоторые могут быть критически важны для бизнеса, а другие — менее значимы. Например, автоматизация финансовой отчетности может быть приоритетнее, чем автоматизация внутренних коммуникаций.

Используйте матрицу приоритетов, где по одной оси отложите «влияние на бизнес», а по другой — «сложность внедрения». Начните с процессов, которые имеют высокое влияние и низкую сложность.

5. Сформируйте ожидаемый результат и метрики успеха внедрения

Выберите один процесс для пилотного проекта, установите четкие метрики успеха (например, сокращение времени выполнения задачи на 30%) и определите как регулярно будете отслеживать результаты. После успешного тестирования масштабируйте решение.

Этот алгоритм поможет вам систематизировать подход к автоматизации, минимизировать риски и добиться максимальной эффективности.

Для удобства, свели информацию в виде таблиц.

Таблица: Критерии для выбора процессов, подходящих для автоматизации

Таблица: Пошаговый алгоритм определения процессов для автоматизации

Если вам нужны консультации по определению процессов для автоматизации, пишите нам.