Зачем нужен план график проекта и как правильно его составить

При подготовке к запуску проекта, когда все основные требования продукта определены и зафиксированы в ТЗ, все функции оценены и составлена смета, кажется, что уже ничего не мешает стартовать. Но есть одно НО.

Критерии успеха проекта

- Качество;
- Бюджет;
- Сроки.
Все три пункта зависят от одинаковых факторов: уровня компетенций команды, качества и безопасности используемых технологий, смоделированной архитектуры системы и достаточного тестирования.

Критерия успеха проекта тесно переплетены и сильно влияют друг на друга. Обращаясь за услугами в IT-компанию, клиент часто пылает энтузиазмом, но затем сталкивается действительностью на этапе анализа требований, и оказывается, что сделать сайт или приложение непросто. Чтобы удержать клиента необходимо грамотно доносить ему каждые отклонения от первоначальных значений критериев успеха и подсвечивать каждые изменения сроков, бюджета и требований, чтобы не возникло неприятных ситуаций. Данную задачу как правило выполняют руководители проекта или аналитики.

Таким образом, если документами для фиксации и отслеживания изменений по требованиям является Техническое задание, а по бюджету - Смета проекта, то для отслеживания сроков используется План-график проекта. В данной статье речь пойдет о сроках проекта, как их правильно презентовать и “продать” клиенту.

Как составить план график

План-график проекта - это список необходимых для реализации проекта работ, которые расположены на временном промежутке (таймлайне).

Начиная описание Плана-графика проекта, первое, что нужно помнить - требование клиента по крайнему сроку реализации. Будет крайне неудобно, если в самом начале проекта при подписании договоров был озвучен один срок, а в итоге этот срок увеличился в два раза. Однако допустимы незначительные превышения в сроках, но они обязательно должны быть чем-то аргументированы - добавилась новая функция, потребовалась разработка дизайна со стороны подрядной организации или клиент захотел обязательно проводить ретроспективы каждую неделю со всеми членами команды разработки, - клиент должен понимать, что все эти задачи требуют больше временных затрат, а следовательно и сроки проекта увеличиваются.

Далее нужно определить основных стейкхолдеров проекта со стороны заказчика и со стороны подрядной организации. Это необходимо для того, чтобы понимать, с какими заинтересованными лицами необходимо согласовать План-график проекта и учесть их корректировки по крайнему сроку проекта.

Итак, предпочтительный крайний срок реализации проекта известен, заинтересованные лица тоже, можно приступать к разработке самого План-графика проекта. Для его составления важно понимание целей проекта, которые должны быть выполнены к крайнему сроку и задачи проекта, которые должны быть реализованы для достижения целей. Все данные по целям и задачам содержатся в ТЗ, а список задач с оценкой по времени - в смете. Если данные документы готовы, то можно приступать к оформлению План-графика проекта.

Способы составления графика

Далее задачи в смете необходимо выстроить по последовательности выполнения в таймлайн. Можно использовать один из следующих способов составления графика:
1) Без распараллеливания работ по специалистам - берем полную оценку в часах по одной задаче и четко друг за другом в списке выстраиваем их в таймлайн;
2) С распараллеливанием работ по специалистам - берем оценки по специалистам по одной задаче (часы руководителя проекта, back и front разработчиков, тестировщика, аналитика и других) и выстраиваем задачи в таймлайн так, что работы одного специалиста могут идти в одно и то же время с работами другого специалиста.

Очевидно, в первом случае срок будет больше, чем во втором. Но руководитель проекта или аналитик может расположить задачи, используя первый способ, чтобы предусмотреть возможные риски по срывам сроков - отпуски и больничные сотрудников, задержки передачи необходимых для разработки данных со стороны клиентов, различные процессы согласований и другие риски: увеличивающие срок проекта. Но если клиента не устроит график, составленный первым способом, придется использовать второй и распараллеливать работы специалистов. С некоторыми примерами того, работы каких специалистов хорошо распараллеливаются, можно ознакомиться в списке ниже:
- можно распараллелить работу backend и frontend разработчиков, например, пока будет находиться в разработке API по одной задаче, frontend может делать верстку уже по готовому API другой задачи;
- часы руководителя проекта и аналитика можно сразу распараллелить с часами разработки, потому что как правило аналитики консультируют разработчиков в процессе реализации задач, а руководители могут параллельно выполнять административные задачи и также проводить консультации;
- часы тестирования можно распараллелить с часами разработки, но не в рамках одной задачи - тестировщик проверяет готовую задачу, пока разработка параллельно выполняет другие.

Приведем еще один пример распараллеливания. На самом деле План-график проекта - это очень гибкий документ. В случае, когда требуется сократить бюджет проекта, мы можем только убрать функционал из ТЗ и сметы, и не факт, что качество нашего продукта от этого не пострадает. Но в случае необходимости сокращения сроков проекта, есть очень эффективное решение - можно распараллелить процессы, то есть привлечь к проекту дополнительных специалистов и распланировать задачи так, чтобы они выполнялись параллельно. Таким образом можно сохранить и качество, и не превысить бюджет, однако нужно смоделировать параллельные работы правильно - параллельные задачи не должны быть зависимы друг от друга.

Также нужно не забывать и про трудовые ресурсы компании: убедитесь, что необходимых специалистов для распараллеливания задач достаточно и они смогут приступить к работе над задачами в определенный период времени. Даже если нет необходимости ставить параллельные задачи, в процессе составления графика все равно нужно убедиться в достаточности и доступности трудовых ресурсов на период реализации проекта. На данном этапе задачи Плана-графика могут распределяться между конкретными сотрудниками компании.

Если все задачи сметы с соответствующими часами корректно выставлены в План-график, нет значительных расхождений по крайнему сроку и руководитель проекта убедился, что трудовые ресурсы для выполнения задач будут предоставлены в необходимый период и в достаточном объеме - то можно считать, что План-график проекта готов и можно приступать к его согласованию.

Чек-лист

Таким образом основные пункты, которые необходимо выполнить для составления эффективного План-графика проекта, представлены ниже:
- Определение целей проекта;
- Определение заинтересованных сторон;
- Определение крайнего срока проекта;
- Определение всех задач проекта;
- Распределение задач по членам проектной команды;
- Распределение задач на таймлайне и составление План-графика проекта;
- Согласование План-графика проекта.

Приложение Для того, чтобы не придумывать заново, как составить План-график проекта и быстро приступить к оформлению документа, пример графика приведен по ссылке. (в качестве единицы времени удобно использовать неделю).